Der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern
XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um. Dabei besteht der Standard XRechnung aus der CIUS XRechnung sowie der Extension XRechnung.
Der Standard XRechnung definiert die Art und technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz. Dieser XML-Datensatz entspricht der elektronischen Rechnung. Der Standard ermöglicht den Empfang und die Weiterverarbeitung einer elektronischen Rechnung durch unterschiedliche Softwaresysteme und Fachverfahren.
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Was ist XRechnung?
Gemäß dem Beschluss des IT-Planungsrats vom 22. Juni 2017 ist der Standard XRechnung maßgeblich für die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland. Damit bildet der Standard XRechnung eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen von und mit deutschen Verwaltungen und ist bereits verpflichtend eingeführt.
Zur koordinierten nationalen Umsetzung der EU-Richtlinie und Ausgestaltung der Regelungslücken hat der IT-Planungsrat die KoSIT mit der Durchführung eines Steuerungsprojekts unter gemeinsamer Federführung des Bundesministeriums des Innern (BMI) und der Freien Hansestadt Bremen beauftragt.
Wesentliche Ziele
Koordinierte und fristgerechte Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU für öffentliche Auftraggeber
Ausgestaltung der durch die EN 16931-1 möglichen Spielräume auf semantischer Ebene
Schaffung einer nationalen verlässlichen Lösung für öffentliche Auftraggeber und Dienstleister der Verwaltung
Umsetzung
Der Standard XRechnung wird von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben und besteht aus verschiedenen Komponenten, die die technische Umsetzung unterstützen. Alle Informationen und Hilfsmittel zum Standard XRechnung finden sich grundsätzlich in der aktuell geltenden Spezifikation. Änderungen des Standards XRechnung werden vom BMI im Bundesanzeiger bekannt gemacht.
Der Standard XRechnung regelt den Umgang mit elektronischen Rechnungen unabhängig von der Perspektive Rechnungsempfänger/Rechnungssteller. Das bedeutet, das semantische Datenmodell ist von Rechnungsstellern im Bereich öffentlicher Auftragsvergabe anzuwenden, wenn diese Rechnungen an (andere) öffentliche Auftraggeber stellen und die Konformität zu XRechnung gefordert ist.
Aufgrund des föderalistischen Staatsaufbaus Deutschlands ist eine Überführung der EU-Richtlinie in nationales Recht jeweils durch den Bund und die 16 Länder zu vollziehen. Die Umsetzung wird im Rahmen des Steuerungsprojekts abgestimmt. Der aktuelle Stand der Umsetzung der E-Rechnung in Bund und Ländern wird in der Ländersynopse dokumentiert. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben sind Bund und Länder verantwortlich, während die KoSIT keine Gewähr für Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen übernimmt. Die rechtliche Umsetzung der Richtlinie erfolgt in Bund und Ländern durch die jeweilige Gesetzgebung.
Versionen & Bundles
Am 01. Februar 2024 ist die Version 3.0 in Kraft getreten und sollte genutzt werden. Version 2.3 wurde zum 01. Februar 2024 außer Kraft gesetzt und ist nicht mehr zur Nutzung empfohlen. Im Sommer 2024 wird es kein normatives Release von XRechnung geben. Somit gibt es auch keinen Versionswechsel und XRechnung 3.0 wird daher bis mindestens 31.01.2025 in Kraft bleiben.
Nicht mehr in Kraft befindliche Versionen und deren technische Komponenten stehen weiterhin zu Informationszwecken zur Verfügung, um im Bedarfsfall mit ihnen zu arbeiten bzw. sie für Rekonstruktionen zu nutzen. Es wird ausdrücklich davon abgeraten, diese Versionen nach Außerkraftsetzung zur Rechnungseinreichung zu verwenden.
XRechnung steht unter dem Lizenzabkommen der Europäischen Kommission (EK) und des Europäischen Komitees für Normung (CEN).
- Die Europäische Norm zur elektronischen Rechnungsstellung (EN 16931) wird vom CEN durch Beauftragung der EK entwickelt und veröffentlicht. Die Urheberrechte an der Norm liegen bei CEN. Kopien der Norm werden über die nationalen Normungsorganisationen vertrieben.
- Das Abkommen zwischen EK und CEN besagt, dass im Rahmen der geistigen Eigentumsrechte (IPR) an der Norm das semantische Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung (EN 16931-1:2017) und die zwei mandatorischen Syntaxen (CEN/TS 16931-2:2017) unentgeltlich über das Deutsche Institut für Normung (DIN) in ihrer Rolle als nationale Normungsorganisation zu beziehen sind.
- XRechnung ist eine Implementierung dieses Datenmodells und der zwei mandatorischen Syntaxen. Eine Vervielfältigung ist durch die von den CEN und DIN als urheberrechtstragende Institutionen gestattet.
- CEN und DIN übernehmen keine Garantie für den Inhalt und die Implementierung dieser Derivate und im Zweifelsfalle ist immer auf die offiziell autorisierten Dokumente des semantischen Datenmodells und der zwei mandatorischen Syntaxen zurückzugreifen, welche durch das DIN zur Verfügung gestellt werden.
Der Standard XRechnung wird seit dem 01. Januar 2019 von der KoSIT auf Basis eines Betriebskonzepts betrieben, das vom IT-Planungsrat verabschiedet wurde und welches die Aufgaben, Rollen und Gremien für den Betrieb des Standards XRechnung definiert.
Mit Beschluss vom 10. November 2022 geht das Betriebskonzept XRechnung zum 01. Januar 2023 im Betriebskonzept XStandards Einkauf auf. Das standardspezifische Betriebskonzept XRechnung (Version 1.2. vom 08. Juni 2021) kann parallel zum Betriebskonzept XStandards Einkauf für einen zeitlich begrenzten Übergangszeitraum weiter Gültigkeit haben.
Für den Standard XRechnung sind im Betriebskonzept XStandards Einkauf folgende Spezifikationen hervorzuheben (vgl. Kapitel 7): Pflege der Extension und das Releasekonzept (Anpassung des Zyklus: von zwei auf ein Release pro Jahr).
Bund und Länger haben sich zu Ziel gesetzt, die Akzeptanz und Handhabbarkeit der eingehenden elektronischen Rechnungen sowohl für öffentliche Auftraggeber als auch für ihre Dienstleister und deren Serviceanbieter zu optimieren. Dazu wurde sich im Rahmen des Betriebs des Standards XRechnung auf eine einheitliche Systematik geeinigt, die Leitweg-ID.
Die spezifizierte Leitweg-ID ermöglicht es, eine elektronische Rechnung im strukturierten Format mittels eines zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten Formats zu adressieren.
Leitweg-ID, Format-Spezifikation Version 2.0.2, Fassung vom 28.07.2021 (pdf, 384.6 KB)
Mit Peppol steht öffentlichen Auftraggebern ein einheitlicher Übermittlungsweg zur Verfügung, um Rechnungen über Maschine-zu-Maschine-Kommunikation zu empfangen. Die durch XRechnung formalisierten Rechnungen können via Peppol empfangen und weiterverarbeitet werden.
EN 16931
Die Normung erfolgt über das Europäische Komitee für Normung (CEN; franz.: Comité Européen de Normalisation), welches die Europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung, bestehend aus mehreren Teilen, herausgibt.
In Teil 1 der Norm (EN 16931-1:2017 Electronic invoicing – Part 1: Semantic data model of the core elements of an electronic invoice) werden das semantische Datenmodell und die dazugehörigen Geschäftsregeln definiert.
In Teil 2 (der technischen Spezifikation CEN/TS 16931-2:2017 Electronic invoicing – Part 2: List of syntaxes that comply with EN 16931-1) werden die verpflichtenden Syntaxen festgelegt (UBL 2.1 und UN/CEFACT CII).
Teil 3 der Norm enthält die Syntaxbindings für die festgelegten Syntaxen, mittels derer die im semantischen Datenmodell enthaltenen Inhaltselemente der EN 16931-1 auf festgelegte Pfade innerhalb der jeweiligen Syntax gemapped werden.
Das Syntaxbinding für UBL 2.1 ist in CEN/TS 16931-3-2:2017 Electronic invoicing – Part 3-2: Syntax binding for ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) invoice and credit note beschrieben, das für UN/CEFACT CII in CEN/TS 16931-3-3:2017 Electronic invoicing – Part 3-3: Syntax binding for UN/CEFACT XML Cross Industry Invoice D16B.
CIUS
Die CIUS wird im Kapitel 7 der EN 16931-1 beschrieben und erlaubt im Wesentlichen, die Business Terms (BT) und Business Rules (BR) weiter zu konkretisieren, indem zum Beispiel einschränkende Vorgaben zur Befüllung gemacht werden.
Extension
Im Gegensatz zu einer CIUS ergänzt eine Extension die EN 16931-1 um weitere, zusätzliche Spezifizierungen. Dies können u. a. sein:
- Hinzufügung neuer Informationselemente,
- Erweiterung von Codelisten oder
- Erweiterung semantischer Bedeutungen von Feldern oder Regeln.
Eine Extension muss immer auf einer bestehenden CIUS oder einer anderen Extension aufbauen und der Inhalt der Extension mindestens in einer der beiden durch die EN 16931-2 erlaubten Syntaxen abbildbar sein. Der Umgang mit der Extension ist in CEN/TR 16931-5:2017 Electronic invoicing – Part 5: Guidelines on the use of sector or country extensions in conjunction with EN 16931-1, methodology to be applied in the real environment beschrieben.
Konformität
Konformität einer Rechnung zur CIUS XRechnung
Eine Rechnung ist konform zur CIUS XRechnung, wenn sie in Form eines wohlgeformten XML Dokuments ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sie ausschließlich die Informationselemente des semantischen Datenmodells der CIUS entsprechend der Spezifikation „Standard XRechnung“ verwendet. Das bedeutet im Einzelnen, eine Rechnung:
- kann eingebettete Objekte (rechnungsbegründende Unterlagen) enthalten, aber selbst kein eingebettetes Objekt sein,
- ist eine valide Instanz der in der EN 16931-2 (Liste der Syntaxen, die die EN 16931-1:2017 erfüllen) genannten XML Schema-Definitionen,
- ist valide hinsichtlich der durch die CIUS XRechnung spezifizierten Geschäftsregeln und deren technischer Umsetzung und
- verwendet alle Informationselemente entsprechend ihrer im Standard gegebenen semantischen Beschreibung.
Die Punkte 1–3 werden maschinell geprüft. Die Überprüfung des letztgenannten vierten Punktes ist hingegen ein fachlicher Aspekt, der ausschließlich und nur unter Zuhilfenahme von Kontextinformationen möglich ist.
Komponenten
Komponenten-Übersicht von XRechnung
XRechnung besteht aus normativen (Standard XRechnung) und technischen Komponenten. Sie dienen der Implementierung des Standards XRechnung. Sowohl die Module werden zentral von der KoSIT betrieben, als auch die technische Umsetzung der Geschäftsregeln findet fortlaufend durch die KoSIT auf nationaler bzw. auf EU-Ebene statt. Die technischen Mittel zur Validierung der Geschäftsregeln der EN 16931-1 werden vom CEN zur Verfügung gestellt.
Die technischen Komponenten werden zusammen mit dem Standard seit Version 1.2.0 als Bundle veröffentlicht. Gemäß Betriebskonzept XStandards Einkauf ist anstelle des aktuellen Sommer- und Winterrelease mittelfristig nur noch ein Hauptrelease pro Jahr vorgesehen.
Die Dokumentation des Standards XRechnung (normative Komponente) ist in der jeweils aktuellen Version der Spezifikation XRechnung nachzulesen.
Versionen & Bundles XRechnungSeit der Version XRechnung Bundle 3.0.2 Winter 2025/26 Bugfix sind im Bundle die SeMoX-Modelle des Standards XRechnung enthalten. Diese bilden die semantischen Datenmodelle der CIUS und Extension XRechnung sowie der CIUS XRechnung CVD strukturiert ab. Sie dienen als Basis zur Erzeugung der Spezifikationsdokumente und können als Datengrundlage für vielfältige weitere Anwendungsszenarien dienen.
XRechnung Semox-ModellUm die komplexen Vorgaben und Besonderheiten von XRechnung bei den Nutzenden zu fördern, werden in der Testsuite die Testszenarien durch Beispielrechnungen sowie Referenznachrichten in UBL und CII veranschaulicht.
Zur TestsuiteZur Visualisierung von XRechnung kann der XML-Datensatz vom Rechnungsempfänger zur Weiterverarbeitung mit der Visualisierungskomponente bearbeitet werden. Diese bietet XSL-Transformationsskripte zur Unterstützung der Visualisierung von Rechnungen innerhalb eines Systems an.
Zur VisualisierungskomponenteDer Validator unterstützt als konfigurierbares XML-Prüftool bei einer technisch sicheren, einheitlichen und skalierbaren Validierung von XML-Dokumenten und kann mittels XRechnungsspezifischer Konfiguration (Validatorkonfiguration XRechnung) zur Validierung auf den Standard XRechnung genutzt werden.
Durch asynchrone Umsetzungszyklen der Geschäftsregeln seitens der KoSIT und auf nationaler bzw. EU-Ebene kann es temporär zu Fehlermeldung bei der Nutzung des Validators (Prüftools) sowie den bestehenden Prüfregeln kommen.
Zur ValidatorkonfigurationGenericode-Dateien zur technischen Repräsentation von Codelisten im OASIS-Standard „Genericode 1.0″.
Eine Liste der in der Spezifikation XRechnung referenzierten Codelisten findet sich im Anhang B der Spezifikation. Dort sind auch Verlinkungen zu den Codelisten im XRepository zu finden.
Die Komponente XRechnung Schematron enthält die technischen Mittel zur Validierung der nationalen Geschäftsregeln als Schematron- und XSLT-Dateien. Diese ergänzen die durch die CEN zur Verfügung gestellten technischen Mittel zur Validierung der Geschäftsregeln der EN 16931-1.
Zum SchematronGitHub & Änderungsanträge
Zur Förderung der breiten Nutzung des Standards und der Komponenten werden diese als Open Source zur Verfügung gestellt. Damit können alle Nutzenden direkt auf Ebene des Quellcodes die Qualität und Sicherheit der Komponenten überprüfen und zudem individuelle Anpassungen auf der Ebene der Konfiguration sowie auch direkt an der Quelle vornehmen.
Mit Blick auf die freie Wirtschaft werden alle Komponenten auch unter einer „Permissive licence“ veröffentlicht. Diese erlaubt es, die Komponenten auch in proprietäre und kommerzielle Software einzubinden. Auch die Entwicklung findet offen statt. Der Quellcode aller Komponenten wird u. a. auf GitHub bereitgestellt.
Indem Fehlermeldungen und Verbesserungsvorschläge mittels Tickets mitgeteilt werden oder direkt verbesserte Quellcodes zur Einbindung vorgeschlagen werden können, ist auch die Möglichkeit gegeben, dass Dritte an der Softwareentwicklung teilnehmen,
Änderungen beantragen
Das Änderungsmanagement erfolgt auf Basis des Betriebskonzepts. Hier ist festgelegt, dass im Regelbetrieb Änderungsanträge (engl. Change Requests) zum Standard XRechnung von allen interessierten Kreisen und Personen vorgenommen werden können.
Alle aktuellen Change Requests können ohne Registrierung im Änderungsmanagement inklusive des Bearbeitungsstands eingesehen werden.
